管理組合業務代行の３年掛りで取り組んできた築３６年のマンションの管理規約制定の臨時総会が無事に終え、漸く名実ともに管理組合が発足する運びとなり、良かったとの思いを強くしています。
当該マンションの管理組合業務代行について４年以上前に一人の組合員から相談を受けました。現在は自治会として有志の方が管理に携わっているが、実際には管理組合を設立して管理した方が良いと思うので、自治会の役員に管理組合の業務代行について説明してほしいとの事でした。その後、面談日時が決まり、当日には建物を視察しましたが、２０世帯以下の小規模マンション乍ら建物の管理は良くなされている印象を受けました。今回の説明に際しては、長く自治会の会長として務めてきた方が他の方に会長を任せるに際して役員の業務を軽減することを念頭に置いての面談でした。
管理組合の設立には管理規約が必要であり、建物の保全管理には管理費と修繕積立金を徴収することになるが、自治会の会費ではなく、正式に管理費と修繕積立金の徴収の金額を決めるには長期修繕計画の作成も必要な事を説明しました。古いマンションは殆ど同様ですが、竣工図面等を建設会社に預けたままになっていたり、分譲会社が竣工後の管理を行っているケースが多いので管理組合事務所を持たない小規模マンションに関しては分譲会社や建設会社や設計事務所が倒産すると大事な建物に関わる資料を喪失している場合が多いです。当該マンションも分譲会社が破たんしていたので、存在している資料としては平面図のコピーと販売時の物件概要書程度でした。
弊社は手前味噌になりますが、一級建築士事務所として設立し、その後共同事業のコーデネーターやデベロッパーとして共同事業によるビル・マンションを建築した実績があり、３０年以上前から管理組合の運営管理を行ってきたので、管理組合の業務代行に際しては、他社に追随を許さないものがあります。弊社の業務から建物の長期修繕計画の作成や平面図から区分建物の壁芯面積を計算することは容易です。更に、関係会社では建物のメンテンナンス業務を行っているので、適正な管理費の設定が可能と言えます。
然しながら、弊社のノウハウを活用するにしても数名の理事の方は必要であり、２０世帯以下の小規模マンションですが、引っ越して現状は賃貸物件として利用している不在地主も多く、如何せん居住している方に管理上の負担が多いのは避けられないと言う現実がありました。それらの実情を踏まえて新しく就任した自治会の会長を区分所有法に基づく理事長として弊社の管理組合業務代行はスタートしました。
＜次号に続く＞
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